|
| ถ้อยคำในการรับโทรศัพท์ |
|
|
|
ผู้ใช้โทรศัพท์ทุกคนจะมีบทบาทที่สำคัญในการใช้โทรศัพท์ในแต่ละครั้ง ผู้ใช้โทรศัพท์จะต้องตระหนักอยู่เสมอว่า ทุกครั้งที่ใช้โทรศัพท์นั้น จะต้องทำหน้าที่เป็น
- ผู้สื่อสารหรือติดต่อ
- ผู้ให้การแนะนำ
- ผู้แก้ปัญหา
- ผู้ให้ความรู้
- ผู้ทำการประชาสัมพันธ์
- ผู้สร้างภาพลักษณ์และคุณค่า
ธุรกิจของเรามีความจำเป็นต้องใช้โทรศัพท์ซึ่งเป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญให้เป็นประโยชน์ต่อกิจการของเรา โดยต้องสำนึกในภาระหน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ใช้โทรศัพท์ว่า มีภาระหน้าที่ และมีความรับผิดชอบอย่างไรต่อใคร และต่ออะไร ต้องรู้จักการใช้โทรศัพท์ให้ถูกวิธี และมีศิลปะในการติดต่อทางโทรศัพท์ โดยมีหัวข้อพอสรุปได้ดังนี้
1. การตอบรับในนามของหน่วยงาน หรือบุคคลอื่น
ควรตอบรับโดยกล่าวชื่อหน่วยงาน และคำทักทาย เช่น ห้องคณบดีคณะพยาบาลศาสตร์ สวัสดีค่ะ
2. การตอบรับโทรศัพท์ของท่านเอง
ควรตอบรับโดยกล่าวชื่อของท่านเอง เช่น ดุษฎีค่ะ
การมีมารยาทที่ดี จะเสริมสร้างบุคลิกภาพของท่านทางโทรศัพท์ได้ดังนี้
ฟังอย่างสุขุม ตั้งใจ
ไม่ขัดกลางคัน
แสดงความเข้าใจ
แสดงออกว่าท่านกำลังฟังอยู่
|
|
3. พยายามมองเห็นภาพคู่สนทนา
ท่านกำลังพูดกับผู้รับสาย ไม่ใช่พูดกับโทรศัพท์ ความรู้สึก และการแสดงออกของท่านจะบ่งบอกไปกับเสียงพูดโทรศัพท์ของท่าน ซึ่งจะช่วยให้บรรยากาศดีขึ้น
4. เอ่ยชื่อคู่สนทนา
ผู้ฟังจะรู้สึกชื่นชมยินดีเมื่อมีผู้กล่าวชื่อเขา ดังนั้น ท่านจะต้องเอ่ยชื่อเขาเป็นบางครั้งบางคราวตามโอกาสอันสมควร
5. พูดถึงวัตถุประสงค์
ส่วนสำคัญในการสนทนา ได้แก่ เรื่องที่ท่านวางแผนการพูดไว้แล้ว ต้องพูดให้ละเอียด ถูกต้อง ชัดเจน และอธิบายให้เขาเข้าใจ
6. กล่าวคำขอโทษในความผิดพลาด
ในบางครั้งท่านอาจต่อโทรศัพท์โดยได้หมายเลขที่ไม่ถูกต้อง หรือต่อโทรศัพท์ผิดพลาด เมื่อท่านต่อไปผิดที่ ควรกล่าวคำขอโทษผู้รับสายปลายทางเสียก่อนที่ท่านจะวางหู ไม่ควรวางหูไปเฉยๆ โดยไม่พูดอะไร
5. การวางสายโทรศัพท์
ตามหลักการติดต่อทางโทรศัพท์ ผู้เรียกควรจะเป็นฝ่ายวางสายก่อน แต่สำหรับการใช้โทรศัพท์ในงานบริการ สมควรให้ผู้ติดต่อประสานงานวางหูก่อน
6. จบการสนทนา
- ต้องแน่ใจว่า ผู้รับได้รับรู้เรื่องของท่านแล้ว
- กล่าวคำสวัสดีอย่างนุ่มนวล
- เอ่ยนามคู่สนทนา
- วางโทรศัพท์เข้าที่อย่างถูกต้อง นุ่มนวล
ที่มา http://www.nanosoft.co.th/maktip73.htm |
|
|
|
| |
| เนื้อหาที่คุณอาจกำลังค้นหา :- |
|
|
|
|
|
|
|
พิมพ์หน้านี้
ส่งให้เพื่อน